西安分公司“三举措”提升合同管理水平

为防范和化解企业经营管理风险，近期，西安分公司以查促改，对合同管理方面存在的问题进行集中、全面、细致的梳理，抽调精干人员、组成专项工作小组，重点通过三项举措，全力提升合同管理水平。

  制度、表单规范化。该公司按照销售集团新修订的合同管理办法，结合工作实际，从法律顾问的对接与管理、合同的履行及变更、合同流转全过程管理等方面，重新修订合同管理细则，实现“让业务严格按照制度运行、让制度全面有效管控业务”，各部门之间行使职权遵循职责明确、相互配合、严禁推诿等原则；同时，为了标准化、规范化做好合同档案的管理工作，制定统一表单，明确归档项目，明晰经办人与合同管理人员交接过程，使合同管理工作呈现焕然一新的新局面。

用印、归档同步化。为杜绝合同用印后至归档前原件丢失的情况，该公司重新梳理业务流程，将前期“用印后原件暂由经办人员留存，企管部定期统一归档”变更为目前“用印过程与归档过程同步进行”，使合同档案管理工作有效提升，归档进度明显加快，原件丢失风险大幅降低，经办人员与合同管理员权责更加清晰，保证了档案的完整性及保密性，分公司的基础管理短板得到了有效弥补和提升；同时，使档案更有效地为公司管理、经营等各项工作服务，增强档案的实用性和有效性。

档案借阅电子化。为防止纸质合同因意外事故折损、流失，该公司在做好纸质版本合同原件归档的同时，建立电子合同档案，明确在一般情况下借阅合同时，由企业管理部提供电子扫描版合同，原则上不提供原件借阅；确需借阅原件的，需填写借阅登记表，经相关领导同意后，方可按照公司规定进行借阅，大幅降低了合同原件保存及合同借阅过程中的管理风险，基本实现了合同档案的闭环式管理。